Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Содержание

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Инвентаризация ценного имущества на складе предприятия является обязательной процедурой, которую надо проводить минимум один раз в год. В конечном результате все ценное имущество вносятся в инвентаризационную опись, которая сравнивается с бухгалтерским учетом. Это позволяет отследить кражу и правильно рассчитать налоги.

Как правильно проводить инвентаризацию, какие нужны документы и что нужно для создания грамотной отчетности. Все вопросы будут рассмотрены в материале. Зачем проводить инвентаризацию на складе Любая организация обязана предоставлять данные инвентаризации и бухгалтерского учета в налоговую службу (распоряжение «о бухгалтерском учете» п.

2 ст. 12) .

Инвентаризация запасных частей

Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Фиксирование и сверка инвентаризационных данных При инвентаризации заполняется следующие документы: Действия Форма для заполнения Фактически имеющиеся на складе ТМЦ, пересчитанные путем автоматизированного учета или вручную форма ИНВ-3 Товар числится за складом, но находится в пути форма ИНВ-6 ТМЦ на ответхранении (числится за одним, а фактически находится на другом складе) Отдельная инвентаризационная опись со списком таких товаров по форме ИНВ-5 Порченный, бракованный товар и товар, подлежащий списанию Соответственно акты по форме ТОРГ-15, ТОРГ-16 Сравнение фактических остатков ТМЦ с данными автоматизированного учета Сличительная ведомость по форме ИНВ-19 Если последние три придется можно отнести скорее к нестандартной ситуации, инвентаризационная опись ИНВ-3 – главный документ любой проверки.

Порядок проведения инвентаризации на складе

  • Создание приказа о прекращении каких-либо манипуляций с товарами на складе.
  • Подготавливаются документы бухгалтерии.
  • Подтверждение ответственным лицом актуальности предоставленных данных из пункта выше (все старые товары списаны, а новые внесены в опись).
  • Инструктирование счетной комиссии о заполнении описей.
  • Проверка корректности заполнения описи после окончания подсчета всего ценного имущества.
  • После окончания проверки повторно подтверждают наличие товара по созданным документам.
  • Подготовка сличительной ведомости.
  • Передача отчетов в отдел бухгалтерии.
  • Если имеются какие-то спорные ситуации, то проводится контрольное сравнение предоставленных отчетов и наличия товара.
  • Эта статья расскажет, как правильно составить акт инвентаризации ТМЦ на предприятии.

Инвентаризация склада — необходимость и метод проведения

Инвентаризация служит средством проверки организации материальной ответственности, условий хранения ценностей, правильности цен, достоверности бухгалтерского учета.

Основными задачами инвентаризации являются : · установление фактического наличия хозяйственных ресурсов; · контроль за сохранностью материальных ценностей путем сопоставления их фактического наличия с данными бухгалтерского учета; · выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей; · проверка состояния складского хозяйства, условий хранения ценностей. Ответственность за проведение инвентаризации несут руководитель и главный бухгалтер организации.
Инвентаризации материальных ценностей в организации должны проводиться в сроки, оговоренные в планах контрольно-инвентаризационной работы, и утверждаться руководителем.

Инвентаризация топлива и запасных частей, отражение ее результатов в учете

При решении этих задач важным моментом является организация складского хозяйства. Филиал «Агрогранит» оснащен специальным складом (амбаром) для хранения запасных частей. Все запчасти хранятся в соответствии с номенклатурным номером, видом запасных частей.


Важно Такое хранение позволяет наиболее быстро производить приемку и отпуск запасных частей в производство (ремонт). Для ведения учета запасных частей неотъемлемым элементом является их оценка.

Поступающие запасные части в организацию оцениваются по фактической себестоимости, которая складывается из учетной цены и стоимости транспортно- заготовительных расходов.
Отпуск запасных частей осуществляется по лимиту, и оценивается по фактической себестоимости каждой единицы.

Наиболее целесообразно производить при помощи отклонения фактической стоимости от учетных цен.

Инвентаризация склада

При смене собственника, руководителя организации и материально ответственных лиц; ü Перед составлением годовой отчетности; ü При обнаружении фактов хищений и злоупотреблений; ü При ликвидации организации; ü По требованию судебных и контролирующих органов.

Инвентаризации бывают следующих видов: — Частичная, которой охватывается отдельные виды имущества; — Сплошная, при которой проверяется все наличное имущество у материально ответственного лица; — Выборочная, при которой проверяются только некоторые виды товарно-материальных ценностей.

— Плановая, проводимая по плану, и внеплановая, осуществляемая по разным сигналам о злоупотреблениях, по инициативе администрации организации и т.

п; — Выделяют еще и такие виды инвентаризаций, как перманентная (непрерывная) (проводится по определенным датам), повторная (при нарушении обязательных правил проведения инвентаризации).

Войти на сайт

Также инвентаризация замедляет процесс работы других отделов. Состав комиссии инвентаризации Для подтверждения результатов проверки комиссия должна состоять минимум из 6 человек:

  • Комиссия по проведению инвентаризации главного бухгалтера;
  • руководителя предприятия, его заместителя или доверенного лица:
  • начальники отделов;
  • представителя общественности;
  • работника отдела безопасности;
  • сотрудники службы логистики.

Кроме этого дополнительно могут приглашаться специалисты других служб, например, внутренний аудит предприятия или других организаций. При недостатке хотя бы одного человека в составе комиссии проведенная инвентаризация считается недействительной.

Основной функцией каждого сотрудника на комиссии являются помощь в правильности инвентаризации товаров. Конечный состав комиссии утверждает главный руководитель.

Правила проведения инвентаризации складских остатков

Количественный учет по сортности материалов восстанавливается по документам, если по соответствующей группе материалов учет осуществляется в суммарном выражении.

Достоверность приведенных остатков товарно-материальных ценностей в сличительной ведомости проверяют по данным бухгалтерского учета и инвентаризационной описи.

Для проверки остатков по данным бухгалтерского учета используют количественно-сортовой учет, оборотные ведомости, сальдовые ведомости и другие документы в зависимости от принятого порядка ведения аналитического учета в бухгалтерии.

В ходе ревизии проверяют правильность составления расчетов по списанию потерь в пределах норм естественной убыли и сверх этих норм. Списание потерь должно производиться с разрешения руководителя по утвержденным нормам естественной убыли. При этом списание выявленной недостачи должно быть не выше размеров недостачи по сличительной ведомости.

Организация складского учета

Отдельной инвентаризационной описью или актом с указанием периода образования (по каждому виду товарно-материальных ценностей), причин потерь и их возможного использования комиссией оформляются потери от порчи, брака и боя.

При выявлении недостач и излишков отдельных ценностей как исключение допускается зачет недостач излишками, образовавшимися в результате пересортицы по одной и той же группе товарно-материальных ценностей (одному наименованию), на одну и ту же дату, у одного и того же ответственного лица, за один и тот же проверяемый период.

Поэтому в ходе ревизии проверяют соблюдение установленного порядка зачета недостач образовавшимися излишками и отнесения на виновных лиц суммовых разниц в результате того, что стоимость недостающих ценностей выше оказавшихся в излишке.

→ Бухгалтерские консультации → Инвентаризация Обновление: 10 февраля 2017 г. Материально–производственные запасы компании хранятся на складах. Их поступление, выбытие, сохранность фиксируются документально и отражаются в данных учета.

Актуальность и достоверность этих данных обеспечиваются инвентаризациями. В этой статье расскажем о том, как проводится инвентаризация на складе. Порядок инвентаризации регулируется приказами Минфина России:

  • от 13.06.1995 № 49 об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств;

Источник: http://pbcns.ru/kak-oformit-inventarizatsiyu-zapasnyh-chastej-na-sklade/

Инвентаризация склада и процедура инвентаризации товаров на складе, учет остатков на складе

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Инвентаризация склада и учета остатков на складе отображают «здоровье» компании в целом.

Склад предназначен для хранения товаров и выполнения складских операций, и, в случае неэффективной организации процессов, компания терпит значительные убытки.

В нашем проектном опыте встречались компании, в которых уровень убытков из-за неэффективности складских процессов составлял 15-20%%. Согласитесь, это хорошая прибавка к прибыли компании, если выстроить процессы управления складом грамотно.

Проведение инвентаризации склада

Проведение инвентаризации склада позволяет получить точные данные об излишках и недостаче товаров. Проведение инвентаризации товаров возможно несколькими способами: выборочная/полную (общескладская) инвентаризация, плановая/внеплановая инвентаризация продукции склада.

Как проводится общескладская инвентаризация на складе:

  • Назначение инвентаризационной комиссии.
  • Приостановка отгрузки и приемки товаров.
  • Подготовка инвентаризационных ведомостей с данным о товарах (наименование, артикул, количество, адрес хранения).
  • Сверка действительного наличия товара и наличия по ведомости.
  • При выявлении несоответствия или брака – выставление паллеты для пересчета товара.

Частичную инвентаризацию можно проводить при выявлении несоответствия учетных данных, без остановки складских процессов.

Как проводится частичная инвентаризация (алгоритм):

  • Подготовка ведомости с адресами товаров.
  • Проверка фактического наличия товаров по адресам.
  • Данные сверяются с учетной системой.
  • Сверка с данными учетной системы.

Учет остатков на складе желательно проводить, соблюдая сроки годности, условия хранения, качество товаров, а также проводить контрольные замеры и взвешивания.

Основные эффекты внедрения WMS на складе компании «МОБІЖЖУК» — инвентаризация склада без остановки складских операций, обработка результатов проверки в автоматическом режиме. Подробнее о том как повысилась эффективность склада на 30% читайте в новости на сайте ABM Cloud.

Как проводить инвентаризацию товаров на складе: вручную или автоматизировано?

Ручная инвентаризация склада – это долгий и утомительный процесс, требующий закрытия склада. Также немалую роль играет человеческий фактор – малейшая невнимательность и результаты оказываются под сомнением.

Автоматизированная инвентаризация товаров на складе – быстро, при помощи терминала сбора данных, экономия времени, нет ошибок, сокращение штата складского персонала, без остановки складских процессов, данные проверки не искажаются и не подделываются.

Таблица сравнения ручной инвентаризации склада и автоматизированного учета остатков на складе:

Инвентаризация склада «вручную» Автоматизированный учет остатков на складе
Для каких складов подходит Для складов с небольшим количеством товаров. Средние и крупные склады с адресной системой хранения.
Влияние на складские процессы Высокое т.к. задействовано много сотрудников и есть необходимостью «парализовать» перемещение товаров на время проверки. Отсутствует: учет и сверка происходят без простоев.
Как влияет человеческий фактор Высокое влияние как неумышленное (усталость, невнимательность), так и умышленное (ошибки в подсчетах, «подгонка» под учётные данные). Минимальное: персонал склада не влияют на подсчет и сведение данных.
Сложности Инвентаризация может занять больше времени, чем планировалось. Если материально ответственное лицо увольняется – теряются данные. Если перемещения товаров не фиксировались, то возможно возникновение недостач или фактов несоответствия данных.
Основные этапы 1. Подготовительный: необходим порядок на складе, свободный доступ к товарам.2. Документальный: все действия должны оформляться.3. Остановка всех процессов склада.4. Кадровый: персонал склада отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей.5. Данные проверки сверяются с данными учётной системы. 1. Создается база данных номенклатуры и её количества.2. Данные собираются и подсчитываются при помощи ТСД.3. Из ТСД данные автоматически загружаются в учётную систему.4. Результаты анализируются автоматически.

Факторы эффективной автоматизированной инвентаризации продукции склада

Автоматизированная инвентаризация продукции склада требует финансовых и кадровых инвестиций, для окупаемости расходов необходимо предусмотреть некоторые нюансы:

  1. Выбрать при помощи какого способа маркировать товар (штрихкод, RFID метка).
  2. Выбрать терминал сбора данных (ТСД).
  3. Организовать рациональную систему адресов хранения товаров на складе (динамическая, статическая).
  4. Контролировать загрузку персонала склада, вести биллинг ресурсов.

Онлайн ТСД в ABM WMS. Перемещение.

Результаты автоматизации процесса инвентаризации склада

  • Существенный рост скорости работы персонала.
  • Сокращение в 2 раза времени обработки заявки.
  • Быстрая аналитика по складу и возможность оперативно реагировать на проблемные ситуации.

Инвентаризация склада с помощью ABM WMS

Готовы наладить автоматизированный процесс инвентаризации на Вашем складе без остановки его работы!

Запросить презентацию ABM WMS Вы можете по телефону:, электронной почте sales@abmcloud.com или заполнив форму:

Экспертиза по теме:

Источник: https://abmcloud.com/inventarizatsiya-sklada-i-metodologiya-inventarizatsii-tovarov-na-sklade-uchet-ostatkov-na-sklade/

Процедура проведения инвентаризации на складе. Методология. Состав комиссии

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Первый этап. Подготовительный

Стартом инвентаризации является документ (приказ, постановление) по форме ИНВ-22. В приказе оговариваются сроки проведения, список материальных активов, подлежащих проверке, и состав комиссии по инвентаризации. Примерный состав инвентаризационной комиссии:

  • председатель (начальник склада или его заместитель);
  • главный бухгалтер;
  • завскладом;
  • специалисты предприятия (техник, инженер, другие);
  • начальник охраны;
  • кладовщики;
  • внешние специалисты (представители аудиторской организации);
  • в некоторых случаях – представители правоохранительных служб.

Участие в инвентаризации независимых аудиторов и экспертов придаёт процедуре прозрачность и увеличивает ценность её результатов. В случае неявки одного из утверждённых приказом членов комиссии, она считается недействительной.

На данном этапе происходит передача комиссии материально ответственными лицами приходно-расходных документов. Передача подтверждается расписками.

Второй этап. Основной

Включает сам процесс проверки наличия ТМЦ, проводимый инвентаризационными группами. В ходе учёта также обращается внимание на качество товара, сроки годности, условия хранения.

Всё фиксируется документально: составляются описи фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3. В них ведут не просто список ТМЦ, но приводят сорт, вид, артикул, другие характеристики. Всё это повышает точность учёта. Описи ведут в двух экземплярах: один нужен бухгалтеру для составления сличительной ведомости, другой – материально ответственному лицу.

На данном этапе могут проводиться замеры, контрольное взвешивание, счёт. Автоматизированная система инвентаризации существенно ускоряет этот этап (из неё распечатывают перечни остатков товаров и сверяют с фактически имеющимися). Составляют акт инвентаризации склада. В документах, заполняемых во время основного этапа инвентаризации, не допускаются помарки и исправления.

Третий этап. Сверка

На руках комиссии теперь есть описи фактически имеющихся товарно-материальных ценностей и данные учёта. Их сличают на тождественность или выявление несовпадений. Окончательно оформленные на основном этапе описи передают в отдел бухгалтерии (или же генеральному директору). Именно это подразделение (или должностное лицо) проводят сверку. В разных случаях составляются такие документы:

  1. В случае выявления на складе отклонений по фактическому наличию – сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ по форме ИНВ-19.
  2. Если товары находятся по пути на склад – акт инвентаризации ТМЦ, находящихся в пути по форме ИНВ-6.
  3. Если товар хранится не в месте проведения инвентаризации – инвентаризационную опись товаров, принятых на хранение по форме ИНВ-5.
  4. Если товары испорчены – акт о порче, бое, ломе по форме ТОРГ-15 или ТОРГ-16 (акт о списании). Заполняются в 3-х экземплярах, утверждаются руководителем.

Четвёртый этап. Заключительный

Имея ясность по соответствиям и отклонениям, руководитель предприятия издаёт заключительный документ – приказ об утверждении результатов инвентаризации. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных лиц или привлечения их к ответственности.

Перейти  Мигрант регистрация в базе данных фмс россии как проверить себя

Главный бухгалтер заполняет ведомость учёта результатов по форме ИНВ-26 (все цифры по колонкам: недостача, излишки, списанные товары, естественная убыль, суммы, подлежащие взысканию с виновных). С заполнением ведомости и подписанием её председателем комиссии и главным бухгалтером инвентаризация склада считается документально завершённой.

Многие предприятия проводят инвентаризацию по схеме сцены из кинофильма «Служебный роман» — вручную.

То есть группа проверяющих товарищей буквально пропускает через свои руки подлежащее проверке имущество и впоследствии сверяет его с учётными данными. Другие же руководители предпочли автоматизировать процесс инвентаризации.

У каждой системы есть множество сторонников и противников. Что же предпочесть? Вначале коротко обсудим каждый из этих вариантов.

Инвентаризация склада «вручную»

Этот метод предпочитают консервативно настроенные владельцы небольших складов. Главный аргумент – это способ, проверенный временем и поколениями. Проводится такая инвентаризация так же, как в уже упомянутом фильме: участники процесса вручную проверяют наличие и количество ТМЦ, записывая всё на бумагу.

Обычно процедура занимает немало времени, на которое складское помещение закрывают. Приём и выдача материальных активов прекращается. После проверки данные сравниваются с учётными записями.

В чём минусы этой схемы? Во-первых, длительность и утомительность однотипной деятельности.

Во-вторых, пресловутый человеческий фактор: из-за невнимательности или усталости в конце дня не записали артикул уже посчитанного продукта, что-то посчитали дважды. В итоге, результаты оказываются сомнительными.

Автоматизированная инвентаризация

Автоматизирование инвентаризации, по сути, представляет замену сверки номеров проверяемых ТМЦ вручную на собирание номеров специальным устройством — мобильным -считывателем. Пересчёт остатков на складе производится через терминал сбора данных (ТСД). Преимущества автоматизированной инвентаризации:

  • экономия времени за счёт ускорения процесса в два раза;
  • отсутствие ошибок вследствие «человеческого фактора»;
  • сокращение штатных единиц склада на одну треть;
  • отсутствие необходимости приостанавливать деятельность склада;
  • затраты на внедрение окупаются в первые год-два;
  • данные инвентаризации нет возможности подделать или исказить.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе. Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3.

Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада.

Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие.

На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

Перейти  Какие документы нужны для прописки ребенка

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов.

Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом.

Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Инвентаризация: шаг за шагом

Инвентаризация – это «фотография» товарного запаса. Мероприятие трудоемкое, масштабное, но преследующее очень важную цель – убедиться в правильности и точности учета имущества предприятия в складской системе

Количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения определяются руководителем организации. Однако вне зависимости от принятой учетной политики, согласно пункту 2 статьи 12 Закона «О бухгалтерском учете», проведение инвентаризации является обязательным (см. врезку «Нормативные документы»).

В соответствии с пунктом 1.6 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств при коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира) или увольнении более 50% сотрудников бригады, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Таким образом, в течение года на складе должна быть проведена как минимум одна инвентаризация – перед составлением годовой отчетности.

Естественно, чем чаще проводятся инвентаризации, тем точнее данные учета и четче «фотография» имущественного положения предприятия.

Тем не менее стоит иметь в виду, что процесс этот дорогостоящий, связанный с напряженной и монотонной работой большого количества сотрудников (и не только работников склада).

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации

Инвентаризация – это сверка реального наличия товара с количеством, которое указано в документах.

Как провести инвентаризацию остатков в многомиллионном складе?

Ревизию и учет товаров на складе можно сделать проще, если вооружить членов комиссии сканерами штрих-кода.

Другим важным инструментом работы являются товароучетные сервисы, которые помогают сверять фактические данные с цифрами на бумаге.

Например, товароучетная программа Бизнес.Ру не только помогает сверять количество, но поможет заполнить форму ИНВ-3, выполнить оприходование и списание.

Рассмотрим пошагово, как с помощью сервисов «Бизнес.Ру» упростить эту процедуру.

  1. Как создать документ об инвентаризации: для этого надо открыть меню «Склады» и подраздел «Инвентаризация» и нажать «Создать».

Откроется окно, где надо выбрать:

  • число проведения ревизии;
  • название фирмы и склад.

Перейти  Где можно получить полис дмс для мигрантов

Далее необходимо добавить товары, которые были посчитаны на складе. Это можно сделать через кнопку «Добавить». Если хочется автоматизировать добавления товаров, можно заносить в таблицу:

  • группами, выбрав «Занести из группы»;
  • с помощью сканера штриховых кодов.

Возле товара будут отмечены остатки на складе, которые есть по документам.

Членам комиссии надо будет лишь заполнить столбец с реальным количеством товаров, подсчитанным вручную.

Программа сама выделит отклонения от учтенного числа. Цифры с плюсовым или минусовым знаком появятся в соответствующем столбце.

Далее необходимо создать документы для оформления излишков или недостачи на складе. Это делается автоматически.

Излишки, выявленные в результате ревизии, необходимо оприходовать. Только так фактическое количество занесется в систему.

Для создания документа надо выбрать «Оформить оприходование».

По результатам таблицы будет составлен документ, при необходимости туда можно будет внести изменения.

Когда при ревизии выявилась недостача, товар надо списать. Для этого существует кнопка «Оформить списание». Документ, как и в первом случае, будет создан автоматически.

Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов. На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе. Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха.

На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2. В нем фиксируется количество ТМЦ до и после отгрузки. После чего заполняется акт инвентаризации по отгруженным позициям (форма ИНВ-4). Приемка ТМЦ также имеет место быть. Фиксируют эту операцию вся инвентаризационная комиссия по форме ИНВ-3.

Состав комиссии по инвентаризации

Плановая и внеплановая инвентаризация на складе начинается с подготовки приказа или иного распоряжения о проверки. Он пишется по форме ИНВ-22, и там публикуются данные о сроках и составе комиссии для проверки.

В приказе №49 четкого состава группы, которая должна быть ответственной за проверку, нет. Но есть несколько важных нюансов:

  1. в состав комиссии должны входить бухгалтер, представитель управленческого аппарата, прочие специалисты;
  2. состав выбирается руководителем организации;
  3. материально ответственное лицо не может быть включено в проверяющую группу, потому что его работу проверяют в ходе ревизии.

Подробнее о правах и обязанностях материально ответственного лица при инвентаризации читайте тут

Источник: https://imdbmedia.info/poryadok-provedeniya-inventarizatsii-sklade/

Инструкция по инвентаризации на складе запасных частей

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Сроки проведения инвентаризации Сроки проведения инвентаризации в Российской Федерации определяются соответствующим Положением о бухгалтерском учете и отчетности. Итак, проводить ревизию обязательно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений и порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации.

Как правило, в магазине и на складе инвентаризацию проводят каждый месяц — для контроля работы персонала и состояния учета товара в целом. Проводить эту процедуру нужно не только потому, что она обязательна.

Так, инвентаризация склада бывает обязательная и инициативная. Случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, такие же как и при остальных проверках (подготовка годовой отчетности, чрезвычайные ситуации, хищения, смена ответственных лиц и др.).

Следует обратить внимание на то, что согласно п. 258 приказа 119н кладовщики или заведующие складом могут освобождаться от занимаемой должности только после проведения сплошной инвентаризация имущества, которое за ними закреплено.

Инициативная инвентаризация осуществляется по поручению руководителя компании.

          инвентаризация склада или пошаговая инструкция к применению 

На втором (основном) этапе производится снятие натуральных остатков, т.е.

пересчет, измерение и подобное, и запись их в инвентаризационную опись, которая по существу является первичным документом как накладная, акт и т.п.

Эти ведомости нумеруются, и в конце каждой страницы записывается цифрами и прописью общий итог натуральных единиц, заверенный подписями всех участников инвентаризации.

Описи составляются в двух экземплярах: один- для материально ответственного лица; второй- для бухгалтерии. Инвентаризационные описи могут быть заполнены с использованием средств вычислительной техники или ручным способом.

Описи заполняются четко и ясно, без помарок и подчисток. Наименования инвентаризуемых ценностей, их количество указываются в описях по номенклатурным номерам и в единицах измерения, принятых в учете.

Проведение инвентаризации и оформление ее результатов

Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения. На заметку Составляем сличительные ведомости. Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных (ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей»).

В таких ведомостях отражаются результаты инвентаризации, то есть расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и по данным инвентаризационных описей.

Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Во время перерывов в работе инвентаризационных или счетных комиссий описи необходимо оставлять в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. Если материально-ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии.

На основе этих заявлений будет проведена проверка указанных фактов и, в случае их подтверждения, производится исправление выявленных ошибок в установленном порядке. Перемещение товара во время проведения инвентаризации Во время проведения инвентаризации запрещается перемещать товар между складами и переставлять на другие ячейки хранения.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/instruktsiya-po-inventarizatsii-na-sklade-zapasnyh-chastej/

Как провести инвентаризацию склада

Как оформить инвентаризацию запасных частей на складе

Если у вас уходит много времени на инвентаризацию товаров на складе, рекомендуем обратить внимание на эту статью. В ней мы рассказали, как автоматизировать часть процедур сверки товара, оформить недостачу или избыток продукции.

О чем вы узнаете:

Зачем нужна инвентаризация товаров на складе

Инвентаризация – это сверка реального наличия товара с количеством, которое указано в документах.

Скачать бланк приказа о проведении инвентаризации (ИНВ-22)>>>

Скачать бланк инвентаризационной описи (ИНВ-3)>>>

Скачать бланк сличительной ведомости (ИНВ-19)>>>

Скачать бланк инвентаризационной описи (ИНВ-5)>>>

Скачать бланк акта инвентаризации расчетов за товары, находящиеся в пути (ИНВ-6)>>>

Скачать бланк ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26)>>>

Скачать бланк акта о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей (ТОРГ-15)>>>

Скачать бланк акта о списании товаров (ТОРГ-16)>>>

Скачать нормы естественной убыли продовольственных товаров>>>

Инвентаризация в складском помещении применяется в разных ситуациях.

Закон требует организацию обязательной ревизии склада, в случаях:

  • компания, владеющая складом, меняет собственника;
  • бухгалтер составляет годовой отчет;
  • увольняется сотрудник, который несет материальную ответственность;
  • есть случаи воровства;
  • произошла порча имущества на складе (из-за внештатной проблемы), и надо определить объем ущерба.

Владелец может сам назначить дополнительную ревизию. Например, если речь идет о крупном складе, на котором хранится свыше тысячи единиц мелкой продукции. Сверка необходима для оценки качества работы персонала – нет ли случаев воровства или ошибок в работах и документах.

Обязательная инвентаризация может быть назначена судом при продаже имущества магазина «с молотка».

Еще проверка имущества на складе понадобится перед обращением к кредитору за финансовой помощью или после ЧП на складе. К примеру, если в здании из-за талого снега протекла крыша, и часть товара пришла в негодность.

Подробнее о причинах неотложной инвентаризации в магазине читайте здесь>>> 

Инвентаризация товаров на складе делится на категории:

  • плановая и внеплановая – в зависимости от цели;
  • сплошная и выборочная – в зависимости от количества проверяемого товара.

Обычно внеплановая ревизия организуется, чтобы держать работу персонала на контроле. Плановая проверка часто требуется в конце года для отчета, либо в случаях, указанных в законе.

Главным документом об инвентаризации, на который все опираются, принято считать приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

В приказе зафиксированы основные моменты проведения этой ревизии.

Подробнее о порядке проведения инвентаризации в 2019 году читайте тут>>>

Состав комиссии инвентаризации на складе

Плановая и внеплановая инвентаризация на складе начинается с подготовки приказа или иного распоряжения о проверки. Он пишется по форме ИНВ-22, и там публикуются данные о сроках и составе комиссии для проверки.

В приказе №49 четкого состава группы, которая должна быть ответственной за проверку, нет. Но есть несколько важных нюансов:

  1. в состав комиссии должны входить бухгалтер, представитель управленческого аппарата, прочие специалисты;
  2. состав выбирается руководителем организации;
  3. материально ответственное лицо не может быть включено в проверяющую группу, потому что его работу проверяют в ходе ревизии.

Подробнее о правах и обязанностях материально ответственного лица при инвентаризации читайте тут>>>  

Итак, обычно председателем комиссии назначают заместителя руководителя или другого представителя администрации.

Важно! В состав группы могут входить любые работники, кроме материально ответственных, но обязательно одним из них должен быть бухгалтер. Минимальное количество членов комиссии – двое.

Контролировать работу всех сотрудников можно в CRM-системе Бизнес.Ру. Она дает возможность назначать подчиненным задачи и составлять персональный распорядок дня: видя задания в календаре, они не пропустят задачу по ревизии в складском помещении. Попробовать весь функционал CRM-системы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Как правильно провести инвентаризацию на складе

Выделяют 4 этапа этой процедуры:

  • подготовка;
  • подсчет;
  • анализ и сверка с количества товара в документах;
  • публикация итогов.

Суть подготовительной части в написании приказа по форме ИНВ-22. Несмотря на то, что бланк этого документа утвержден более 20 лет назад, на него до сих пор ориентируются при формировании распоряжения приказа.

Подпись под приказом может ставить руководитель компании, заместитель руководителя или главбух.

Подробно о плюсах проведения ночной инвентаризации читайте здесь>>> 

Виды инвентаризаций склада

В приказе надо отразить, какой вид инвентаризации склада проводится с точки зрения причины:

  • контрольная проверка;
  • смена ответственных лиц;
  • переоценка продукции и т.д.

В графе «инвентаризации подлежат» следует написать либо «товары на складе», либо «имущество».

Порядок проведения инвентаризации на складе: основной этап

Основной этап инвентаризации склада – подсчет и сверка продукции.

Существует как минимум три варианта, как это сделать.

Первый вариант выглядит так:

  • один член комиссии считает;
  • второй член комиссии пересчитывает;
  • третий заносит результаты в программу или таблицу на компьютере.

Второй вариант подсчета:

  • один член комиссии считает и пишет на стикере, сколько товара получилось;
  • второй пересчитывает и через ноутбук заносит в программу.

Третий вариант подсчета:

  • каждый товар «пропикивается» сканером, и в программе появляется реальное количество упаковок;
  • второй член комиссии проверяет те позиции, где выявились несоответствия, вручную.

Третий способ наиболее быстрый, но при неопытности можно наделать ошибок (пропустить товар или пробить один и тот же два раза).

Опись и сличительная ведомость может создаваться в программе, однако, если инвентаризация проводится для налоговой или кредиторов, лучше оформить все по приказу №49:

  • опись по форме ИНВ-3;
  • сличительную ведомость по форме ИНВ-19.

Бланк ИНВ-5 понадобится, если часть товара продается через фулфилмент и хранится на стороннем складе.

Форма ИНВ-6 нужна, если по документам продукция находится на складе, но фактически она в пути к покупателю (например, интернет-магазин отправил товар клиенту с оплатой при получении).

Анализ – сравнение фактических результатов количества товаров с теми, что указаны в системе учета – может проводиться с помощью сличительных ведомостей и без них.

Перемещение товаров

При инвентаризации склада есть требование – ограничить перемещение товаров.

  1. Запрещается перемещать их между стеллажами и ячейками.
  2. Не стоит проводить прием продукции во время ревизии. Если же это случилось, надо составить опись по бланку ИНВ-3.
  3. Отгружать товар тоже не следует. Если без этого никак не обойтись, нужно согласие руководителя компании или главбуха, которые подписывают документы (по ИНВ-2 и ИНВ-4).

Заполнять бланки можно сразу в товароучетной программе от Бизнес.Ру. Она упрощает проведение инвентаризации, поддерживает все складские операции, позволяет подсчитывать рентабельность продукции и осуществлять закупки на основе анализа продаж. Оценить возможности программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>

Какие факты свидетельствуют о фальсификации результатов

Бывают случаи фальсификации результатов инвентаризации, так как члены комиссии могут быть в сговоре с сотрудниками склада, допустившими утрату продукции.

Руководитель должен всегда просматривать результаты инвентаризации, и уточнять информацию по количеству, если:

  • нет расхождений вообще (при норме в 2% расхождений);
  • в группах с мелкими товарами нет расхождений (учет «мелочей» более сложен, именно в этих группах больше всего ошибок).

Завершение инвентаризации

Итоги ревизии оформляются, ориентируясь на бланк ИНВ-26.

Финальный документ должен описывать размер излишка, недостачи или пересортицы. При этом фиксируется сумма в рублях, в которую оценен исчезнувший на складе товар.

Если есть порча или бой продукции, придется оформить документ по бланку ТОРГ-15.

Обычно наказание за нехватку единиц ложится на материально ответственное лицо. Однако в случае наводнения или другого ЧП порча продукции фиксируется без поиска виновных.

Недостача и излишки

Какая реакция должна быть, если цифры и фактическое наличие товара не сходятся?

Ответ на вопрос зависит от уровня расхождений. Нормой считается 2%. Если ошиблись на 5%, то надо:

  • либо сформировать документ для списания продукции (ТОРГ-16), чтобы наказать работников;
  • либо назначить новую комиссию, которая пройдется по тем позициям, где выявлено больше всего расхождений.

При окончательном выявлении недостачи бухгалтер склада должен оформить все по правилам, даже если сумма потерь небольшая.

Подробнее о правилах списания товаров после инвентаризации читайте тут>>> 

Рассмотрим варианты оформления на примерах.

Естественная убыль

Например, на складе супермаркета была обнаружена естественная усушка и утряска товара в размере 3 тысяч рублей.

Бухгалтер зафиксирует это в дебет счета 94 («Недостачи и потери от порчи») и кредит подходящего счета (41 (товары), 43 (готовая продукция)).

Нормы естественной убыли продовольственных товаров отмечены в разных документах (см. таблицу).

Скачать нормы естественной убыли продовольственных товаров>>>

Недостача по вине персонала склада

Если недостача выше, чем естественная усушка, утряска, то значит, она появилась по вине работников склада. Бухгалтер отразит данные в дебете счета 73 («Расчеты по возмещению ущерба») и в кредите счета 98 («Доход следующих периодов»), так как предстоит взыскать сумму недостачи.

Если работники склада не признают вину, для взыскания потребуется создать группу, которая займется расследованием инцидента и составит акт, описывающий проблему и ситуацию.

Если сумма ущерба может быть взыскана из заработной платы, взыскать ее можно с помощью приказа руководства фирмы. Если же сумма больше, а сотрудник увольняется, придется обратиться с суд.

Бывают случаи, когда виновными признают нескольких сотрудников. В этом случае целесообразно все равно выяснить степень вины и наказать в соответствии с этим.

Если обнаружены излишки

Излишки обнаруживаются на складе крайне редко. Например, если найдена коробка с продукцией, которую потеряли и списали при прошлой инвентаризации.

В любом случае излишки – это нехорошо, так как свидетельствует о некачественной работе персонала.

Бухгалтер фиксирует излишки как «прочие доходы» компании.

Вести качественный складской учет помогает программа от Бизнес.Ру. С ее помощью можно проводить инвентаризацию, оприходование, списание и комплектацию товаров, анализировать выручку и перемещать излишки. Попробовать функционал товароучетной программы от Бизнес.Ру можно бесплатно>>>

Как ускорить инвентаризацию товаров на складе благодаря спецпрограммам и сервисам

Как провести инвентаризацию остатков в многомиллионном складе?

Ревизию и учет товаров на складе можно сделать проще, если вооружить членов комиссии сканерами штрих-кода.

Другим важным инструментом работы являются товароучетные сервисы, которые помогают сверять фактические данные с цифрами на бумаге.

Например, товароучетная программа Бизнес.Ру не только помогает сверять количество, но поможет заполнить форму ИНВ-3, выполнить оприходование и списание.

Как провести инвентаризацию с помощью «Бизнес.Ру»

Рассмотрим пошагово, как с помощью сервисов «Бизнес.Ру» упростить эту процедуру.

  1. Как создать документ об инвентаризации: для этого надо открыть меню «Склады» и подраздел «Инвентаризация» и нажать «Создать».

Откроется окно, где надо выбрать:

  • число проведения ревизии;
  • название фирмы и склад.

Далее необходимо добавить товары, которые были посчитаны на складе. Это можно сделать через кнопку «Добавить». Если хочется автоматизировать добавления товаров, можно заносить в таблицу:

  • группами, выбрав «Занести из группы»;
  • с помощью сканера штриховых кодов.

Возле товара будут отмечены остатки на складе, которые есть по документам.

Членам комиссии надо будет лишь заполнить столбец с реальным количеством товаров, подсчитанным вручную.

Программа сама выделит отклонения от учтенного числа. Цифры с плюсовым или минусовым знаком появятся в соответствующем столбце.

Далее необходимо создать документы для оформления излишков или недостачи на складе. Это делается автоматически.

Оприходование товара через «Бизнес.Ру»

Излишки, выявленные в результате ревизии, необходимо оприходовать. Только так фактическое количество занесется в систему.

Для создания документа надо выбрать «Оформить оприходование».

По результатам таблицы будет составлен документ, при необходимости туда можно будет внести изменения.

Как оформить списание через «Бизнес.Ру»

Когда при ревизии выявилась недостача, товар надо списать. Для этого существует кнопка «Оформить списание». Документ, как и в первом случае, будет создан автоматически.

Источник: https://www.business.ru/article/78-provedenie-inventarizatsii-sklada

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.