Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Содержание
  1. Должностные обязанности сотрудника канцелярии
  2. Должностная инструкция заведующего канцелярией
  3. 403 forbidden
  4. Должностные обязанности
  5. Разработка положения о канцелярии
  6. Должностная инструкция  заведующего канцелярией
  7. Должностные инструкции
  8. Положение об отделе канцелярия
  9. Должностные обязанности работника канцелярии
  10. Должностные инструкции работника канцелярии
  11. Должностная инструкция заведующего канцелярией
  12. III. Права
  13. IV. Ответственность
  14. Положение о канцелярии — Советы юриста — АНГАРД.РФ
  15. 1.1. Наименование подразделения – Канцелярия
  16. 1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения
  17. 1.3. Руководство и подчиненность подразделения
  18. 1.4. Состав подразделения
  19. 2.1. Задачи канцелярии
  20. 2.2. Функции канцелярии
  21. Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:
  22. Канцелярия обязана:
  23. 4. Ответственность
  24. Должностные обязанности заведующего канцелярией
  25. Заведующий канцелярией должен знать
  26. Требования к квалификации заведующего канцелярией
  27. 3. Права заведующего канцелярией
  28. 4.Ответственность заведующего канцелярией
  29. Должностная инструкция заведующего канцелярией: шаблон, образец, пример, бланк
  30. Общая характеристика документа
  31. Особенности и функции
  32. Нормативные акты
  33. Для каких должностей может быть
  34. Ответственность за разработку и области использования
  35. Правила внесения исправлений
  36. Структура должностной инструкции заведующего канцелярии
  37. Общие положения
  38. Знания и навыки
  39. Ответственность и права
  40. Связь с инструкцией секретаря

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Структуру и штатную численность канцелярии утверждает директор предприятия исходя из условий и особенностей деятельности предприятия по представлению заведующего канцелярией и по согласованию с (отделом организации и оплаты труда; отделом кадров)2. Канцелярия имеет в своем составе структурные подразделения (службы, группы, секторы, бюро, пр.

) согласно нижеприведенной схеме. КАНЦЕЛЯРИЯ Бюро (сектор, группа)экспедиции Машинописное бюро(сектор, группа) Копировально-множительноебюро (сектор, группа) Секретариат 3. Начальники структурных подразделений (бюро, секторов, пр.

) в составе канцелярии, другие работники канцелярии назначаются на должность и освобождают-ся от нее приказом директора предприятия по представлению заведующего канцелярией.4.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

Ответственность: За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РК.

За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РК.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РК.

403 forbidden

Важно Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

Взаимодействовать: с руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.

С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

Должностные обязанности

Ответственность за нарушение трудовой дисциплины устанавливается в соответствии с законодательством.

На работников канцелярии суда ведется табель учета рабочего времени, в соответствии с законом Республики Казахстан «О труде в Республике Казахстан» устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями (суббота, воскресенье) и следующая продолжительность рабочего дня: с 9-00 до 18-30 (8 часов), начало рабочего дня 9-00, перерыв на обед с 12-30 до 14-00, окончание рабочего дня 18-30 Прием граждан работниками канцелярии суда осуществляется в течение рабочего времени — в соответствии с графиком, утвержденным председателем суда.
Работники канцелярии суда могут быть привлечены к работе сверх установленной продолжительности рабочего времени в порядке и на условиях, предусмотренных законодательством.

Российской Федерации; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — [вписать нужное]. 1.7.

Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: — положением о канцелярии предприятия; — инструкцией по делопроизводству и работе архива; — настоящей должностной инструкцией; — [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии. II. Должностные обязанности Заведующий канцелярией обязан: 2.1.

Организовывать работу канцелярии. 2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4.

Разработка положения о канцелярии

Формирование дел и их сдача на хранение.6. Разработка инструкций по делопроизводству на предприятии и их внедрение.7. Поиск и подготовка инструктивных и справочных материалов, необходимых для организации делопроизводства на предприятии.8.

Методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.9. Составление отчетов, справок, сводок по результатам контроля за исполнением.10.

Разработка предложений по установлению исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, о заслушивании на совещаниях руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов, допускающих просрочку в исполнении решений и поручений.11.

Разработка и обеспечение режима доступа к документации и использования информации, содержащейся в ней.12.

Должностная инструкция  заведующего канцелярией

Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Внимание Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Должностные инструкции

Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие. 2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
2.11.

Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. [Вписать нужное]. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1.

Положение об отделе канцелярия

Интернета, не вызванных служебной необходимостью; 13)проявлять скромность, не подчеркивать своего должностного положения; 14)воздерживаться от действий, препятствующих работникам канцелярии суда выполнять служебные (трудовые) обязанности; 15) проявлять вежливость, уважение и терпимость к гражданам, обращающимся в суд; 16)уважительно относиться к государственному и другим языкам народа Казахстана, многообразию его обычаев и традиций; 17) иметь опрятный внешний вид, соответствующий положению судьи и государственного служащего; 18) работникам необходимо передать заведующему канцелярией суда по акту приема-передачи находящиеся в их распоряжении в надлежащем виде кабинет, материальные ценности; 19)при отсутствии на рабочем месте принять меры к извещению об этом председателей коллегий и руководителя аппарата.

Должностные обязанности работника канцелярии

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 4.5.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение. 4.6.

Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. 4.7.

Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. 4.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. 4.9.

Должностные инструкции работника канцелярии

Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

Руководит работниками канцелярии.

Права: Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.

Источник: http://pbcns.ru/dolzhnostnye-obyazannosti-sotrudnika-kantselyarii/

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Скачать должностную инструкцию
заведующего канцелярией (.doc, 92КБ)

  1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.
  2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет.
  3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.
  4. Заведующий канцелярией должен знать:
    1. 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства.
    2. 4.2.

      Единую государственную систему делопроизводства.

    3. 4.3. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
    4. 4.4. Структуру организации.
    5. 4.5. Организацию делопроизводства в организации.
    6. 4.6. Схемы документооборота.
    7. 4.7.

      Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

    8. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив.
    9. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
    10. 4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.
    11. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

    12. 4.13. Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации.
    13. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка.
    14. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
  5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:
    1. 5.1. Положением о канцелярии организации.
    2. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива.
    3. 5.3. Настоящей должностной инструкцией.
  6. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.
  7. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.

    ) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

  1. Организует работу канцелярии.
  2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
  3. Осуществляет контроль над сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
  4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
  5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение.
  6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
  7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в подразделениях организации, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
  8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
  9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.
  10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
  11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).
  12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.
  13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

  1. Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.
  2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации.
  3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.
  4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.
  5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.
  6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.
  7. Вносить на рассмотрение директора организации предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
  8. Взаимодействовать:
    1. 8.1. С руководителями всех структурных подразделений организации — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов.
    2. 8.2. С юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.
    3. 8.3. С хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр.
    4. 8.4. С отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

  1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
  2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
  3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Источник: https://www.rabotka.ru/job_description/89.php

Положение о канцелярии — Советы юриста — АНГАРД.РФ

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

_____________________________________________________________
(наименование работодателя)

_______________________________
(гриф утверждения)

_______________________________ (отметка об учете мнения представительного

органа работников)

ПОЛОЖЕНИЕ О КАНЦЕЛЯРИИ

_________ № _____

1.1. Наименование подразделения – Канцелярия

Канцелярия является самостоятельным структурным подразделением предприятия (учреждения, организации).

1.2. Порядок образования и ликвидации подразделения

1.2.1. Канцелярия создается и ликвидируется приказом руководителя (генерального директора, директора) предприятия (учреждения, организации).

1.3. Руководство и подчиненность подразделения

1.3.1. Канцелярию возглавляет заведующий, который назначается на должность приказом руководителя предприятия (учреждения, организации).

1.3.2. Канцелярия подчиняется в своей деятельности непосредственно руководителю предприятия (учреждения, организации).

1.4. Состав подразделения

1.4.1. Состав канцелярии определяется согласно штатному расписанию, утвержденного руководителем предприятия (учреждения, организации).

1.4.2. Штат канцелярии состоит из __ (количество) работников.

1.4.3. Работники канцелярии принимаются на работу и переводятся на должности отдела приказом руководителя предприятия (учреждения, организации) по представлению заведующего канцелярией.

1.5. Нормативная база деятельности подразделения.

1.5.1. Свою деятельность канцелярия осуществляет на основе:

  • Устава предприятия (учреждения, организации);
  • настоящего Положения;
  • трудового законодательства.

2.1. Задачи канцелярии

2.1.1. Осуществление делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.1.2 . Анализ работы по делопроизводству.

2.1.3. Повышение эффективности работы предприятия (учреждения, организации) по делопроизводству.

2.2. Функции канцелярии

2.2.1. Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.2.2. Обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.2.3. Осуществление контроля за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.2.4. Разработка и внедрение инструкций по ведению делопроизводства на предприятии (учреждении, организации).

2.2.5. Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях.

2.2.6. Контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив.

2.2.7. Обеспечение внешнего и внутреннего документооборота предприятия (учреждения, организации).

2.2.8. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.

2.2.9. Обеспечение установленного режима доступа к документации.

2.2.10. Внедрение новых методов и средств работы с документами.

Канцелярия по вопросам своей компетенции имеет право:

3.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям и работникам структурных подразделений.

3.2. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы.

3.3. Давать разъяснения, указания, рекомендации.

3.4. Проводить совещания, либо участвовать на общих собраниях.

3.5. Выступать с инициативой принятия, изменения либо отмены локального нормативного акта.

3.6. Взаимодействовать с другими структурными подразделения предприятия (учреждения, организации).

Канцелярия обязана:

3.1. Соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров.

3.2. Своевременно выполнять приказы и распоряжения руководителя предприятия (учреждения, организации).

3.3. Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, трудовую дисциплину, требования по охране труда и обеспечению безопасности труда, выполнять установленные нормы труда.

3.4. Бережно относиться к имуществу работодателя и других работников.

3.5. Предоставлять информацию, необходимую работнику в связи с осуществлением им своей трудовой деятельности. Предоставлять информацию, необходимую руководителю предприятия (учреждения, организации), руководителям других структурных подразделений по вопросам своей деятельности.

3.6. Осуществлять свою деятельность в строгом соответствии с предписаниями настоящего Положения.

4. Ответственность

4.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение канцелярией своих задач и функций, предусмотренных настоящим Положением, несет заведующий канцелярией в соответствии с трудовым законодательством.

4.2. Ответственность сотрудников канцелярии устанавливается их должностными инструкциями, трудовыми договорами и трудовым законодательством.

Подписи, визы согласования

Источник: https://xn--80aaif6bu.xn--p1ai/obrazcy-dokumentov/dokumenty-dlya-rabotodatelya/polozhenie-o-kantselyarii/

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej

Должностная инструкция заведующего канцелярией: шаблон, образец, пример, бланк

Должностные обязанности сотрудника канцелярии

Канцелярия – подразделение, занимающееся организацией и ведением документооборота организации. Чаще всего такое название подразделению дается в бюджетных организациях. В негосударственных структурах отделы, выполняющие аналогичный функционал, могут называться секретариатом, административным отделом.

Заведующий канцелярией – руководитель этой службы, в область ответственности которого входит обеспечение выполнения требований к управлению документацией предприятия.

Общая характеристика документа

Должностная инструкция (ДИ) – документ, относящийся к категории внутренней регламентирующей документации компании, распространяющийся только на ее сотрудников.

Особенности и функции

ДИ является стандартом должности, в котором сформированы требования к сотруднику ее занимающему, определены рабочие функции, права и полномочия специалиста. При этом документ не учитывает никаких профессиональных или личностных особенностей сотрудника, работающего в соответствии с инструкцией.

К функциям документа можно отнести:

  • определение системы подчиненности должностей;
  • стандартизация требований, предъявляемых к работнику;
  • регулирование объема должностных обязанностей;
  • формирование целевых показателей, в соответствии с которыми оценивается эффективность работы специалиста;
  • закрепление области ответственности и полномочий работника.

Нормативные акты

При разработке документа для должности заведующего канцелярии бюджетной организации, необходимо обращаться к принятому профессиональному стандарту «Специалист по управлению документацией организации».

Если же должность входит в структуру коммерческого предприятия, то использование данного стандарта не обязательно, но может помочь в формировании текста ДИ, как в части определения требований к квалификации специалиста, так и при описании должностных функций.

Помимо стандарта может быть использована внутренняя документация, определяющая:

  • правила разработки ДИ на конкретном предприятии;
  • организационную структуру и систему взаимодействия служб и отделов;
  • требования к компетенциям специалистов;
  • правила в области документационного обеспечения деятельности компании;
  • требования к выполнению рабочих обязанностей, трудовой дисциплине, распространяющиеся на всех сотрудников организации.

Для каких должностей может быть

ДИ заведующего канцелярией разрабатывается с учетом специфики предприятия, в структуру которого входит должность. На разных предприятиях разрабатываются ДИ заведующего канцелярии больницы, школы, техникума, колледжа, канцелярии МЧС или судебного участка.

Специфика ДИ для каждой из этих должностей определяется особенностями функций и обязанностей должности.

Также имеет значение само содержание рабочей документации организации, наличие документов, доступных не всем ее сотрудникам.

В связи со спецификой документооборота может быть определено дополнительное требование к наличию у специалиста допуска к работе с определенной категорией документов.

Ответственность за разработку и области использования

Ответственность за разработку и наличие инструкций возлагается на руководителя подразделений. При этом отвечать за сам процесс организации ее разработки и утверждения могут кадровые службы организации.

Включение в процесс создания ДИ кадровых специалистов связано с тем, что именно они:

  • ответственны за обеспеченность предприятия инструкциям;
  • имеют наибольший уровень осведомленности об изменениях законодательных норм, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем;
  • отслеживают принятие новых профессиональных стандартов;
  • отвечают за соответствие текста ДИ проф. стандарту.

К процессу создания ДИ может быть привлечен юридический отдел предприятия для оценки соответствия документа требованиям Трудового законодательства. Это могут быть юристы, юрисконсульты и главный по правовым вопросам.

Должностная инструкция имеет широкую область применения в рабочих процессах компании. Ее используют при:

  • найме новых сотрудников, определяя требования к кандидатам;
  • адаптации специалистов к новому для них рабочему месту;
  • оценке работников на соответствие требованиям должности;
  • определении критериев эффективности работы специалистов;
  • принятии решений о кадровых перемещениях;
  • разрешении трудовых споров.

Правила внесения исправлений

Должностная инструкция должна отражать реальную ситуацию с распределением обязанностей между сотрудниками, соответствовать актуальному состоянию организационной структуры предприятия.

Поскольку внутри компании могут происходить организационные изменения, например, может меняться состав и структура подразделений, название предприятия, сокращаться или вводиться новые должности, может потребоваться внесение изменений в текст инструкции.

Правила корректировки ДИ зависят:

  • от формы, в которой инструкция разработана: отдельным документом или приложением к трудовому договору;
  • содержания корректировок, которые могут касаться должностных обязанностей или изменений в условиях труда.
  • В случае если инструкция является частью трудового договора, то практически все вносимые правки потребуют заключения дополнительного соглашения.
  • Если ДИ – самостоятельный документ и корректировки его текста не касаются существенных изменений условий труда или обязательных пунктов трудового контракта, не меняют трудовых функций и, например, касаются конкретизации должностных обязанностей без изменения трудовой функции, то в этом случае работодатель:
    • готовит новую редакцию инструкции;
    • создает приказ, в котором утверждает обновленную редакцию;
    • проводит ознакомление сотрудника с приказом и новой версией ДИ под роспись.

Структура должностной инструкции заведующего канцелярии

В состав разделов ДИ заведующего канцелярией входит стандартный перечень разделов, включающий в себя общие положения, требования к квалификации, знаниям и навыкам специалиста, описание должностных обязанностей, области полномочий и ответственности.

Общие положения

Создавая первый раздел ДИ, необходимо правильно указать название должности. Для бюджетных организаций действует обязательное правило соответствия названия должности требованиям проф. стандарта.

Отдельное внимание необходимо уделить определению квалификационных требований, к которым относятся:

  • наличие высшего образования и дополнительного образования по профилю;
  • опыт работы не менее трех лет в области документационного обеспечения.

Без выполнения этих требований сотрудник государственного учреждения не может быть назначен на должность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления. Важная часть первого раздела ДИ – это определение цели должности.

Для заведующего канцелярии целью его работы является управление документооборотом организации с использованием информационных технологий.

Знания и навыки

Разрабатывать перечень знаний и навыков необходимо на основании функций должности. Для заведующего канцелярией актуальны специальные знания:

  • законодательных норм, определяющих правила организации документационного обеспечения;
  • стандартов и методик разработки документов управления;
  • правил разработки, согласования, утверждения документации и требований к ознакомлению работников с документами;
  • требований к регистрации, хранению и архивированию документов.

К ключевым навыкам могут быть отнесены умения:

  • организовывать работу службы;
  • разрабатывать положения и регламенты как в области документационного обеспечения деятельности организации в целом, так и по процессам, реализуемым в отделе;
  • обеспечивать регистрацию и хранение документов в соответствии с требованиями.

Ответственность и права

Зав. канцелярией отвечает за:

  • качественное ведение процессов регистрации, учета, хранения документации предприятия;
  • соблюдение конфиденциальности в отношении деловой информации и рабочих документов предприятия;
  • выполнение должностных обязанностей.

Сотрудник имеет право обращаться к руководству с предложениями об улучшении документационного обеспечения, взаимодействовать со всеми сотрудниками предприятия по вопросам функционирования и хранения документов предприятия.

Связь с инструкцией секретаря

И секретарь, и заведующий канцелярии участвуют в процессах управления документацией организации. При этом необходимо учитывать, что секретарь – исполнитель, работающий с приемом и регистрацией документов. Зав. канцелярией относится к категории руководителей и отвечает за документооборот предприятия в целом.

Также в функции секретаря может входить дополнительный функционал по приему и распределению звонков, встрече гостей, организации совещаний, деловых встреч и конференций, обеспечению сотрудников канцелярскими и офисными принадлежностями. В функционал заведующего канцелярией такие обязанности не включены, поскольку специфика его работы связана исключительно с документами и процессами документационного обеспечения.

О сути ДИ расскажет видео ниже:

https://www..com/watch?v=EANPnFCTSUw

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/zaveduyushhego-kantselyarii.html

Правовед 37
Добавить комментарий